Pupusaari: kuinka avata uusi kahvila keskellä koronaa
Uuden kahvilayrityksen perustaminen on aina haastavaa, mutta koronarajoitukset toivat tekemiseen ennennäkemättömiä kompastuskiviä. Ensimmäinen Pupusaari-kahvila avattiin, kun koronarajoitukset sulkivat ravintoloiden ovet. Vahva visio, paineensietokyky, sinnikkyys ja kokemuksen tuoma kylmäpäisyys olivat asioita, jotka auttoivat Pupusaaren kahviloitsijoita selviämään. Kun yhtälöön lisätään älykästä teknologiaa, jolla varmistaa keittiön johtaminen ja ruokaturvallisuus tiedon avulla, epävarmuudelle ja toivottomuudelle ei jää sijaa.
Pupusaari tuo raikkaan tuulahduksen Espoon kahvilatarjontaan kahdella lähiökahvilallaan. Pupusaaren tarinan takana ovat idean äiti Linda Mustakari, hänen aviomiehensä Juhani Kähönen ja heidän ystävänsä Anna Viinikka. Toiminnan lähtökohtana on elävän lähiökulttuurin kehittäminen ja palveluiden tuominen ihmisten luokse vastavoimana valtavien ostoskeskusten ketjukahvilatarjonnalle.
Visiona oli siis luoda tila, jossa paikalliset voisivat kohdata nauttien aamiaista, lounasta tai tapaksia (tai oikeammin ’pupuksia’) sekä tietysti loistavan kupposen vastajauhettua kahvia, lasillisen tuorepuristettua appelsiinimehua tai ajatuksella valikoidun lasillisen viiniä.
Alkutaipaleella koronaviruspandemian mukanaan tuomat rajoitukset aiheuttivat odottamattomia haasteita, kun ensimmäistä kahvilaa oltiin avaamassa juuri rajoitusten iskiessä päälle. Pupusaaren visio saatiin silti toteutettua, vaikkakin hyvin erilaista ja yllättävääkin reittiä.
Luovuttaminen ei ole vaihtoehto
Maaliskuun 2020 lopulla pupusaarelaiset valmistautuivat ensimmäisen kahvilansa avaamiseen. Tyylikkään värikäs ja take away ‑kuppejaan myöten someystävällinen sisustus, tarkkaan mietitty ruoka- ja juomakonsepti sekä markkinointistrategia valmistuivatkin juuri parahiksi avajaisiin. Mitä Lindan ja Juhanin mielessä pyöri, kun hallitus ilmoitti huhtikuun alussa rajoittavansa kahviloiden ja ravintoloiden myynnin noutopalveluihin?
”En oikeastaan edes muista, miltä se tuntui. Olimme suunnitelleet kaiken todella tarkkaan ja uskoimme onnistumiseemme. Jouduimme tietenkin miettimään asioita uusiksi, mutta luovuttaminen ei koskaan käynyt mielessäkään. Ensimmäisiä ajatuksia oli, että meidän pitäisi laajentaa take away ‑tarjontaamme mahdollisimman pian”, Linda muistelee.
Alkuperäistä avajaispäivää siirrettiin lopulta vain kahdella viikolla. Pupusaaren ovet aukesivat 17. huhtikuuta 2020 keskellä yhteiskuntaa, joka yritti kaikin voimin mukautua maailmanlaajuisen pandemian mukanaan tuomiin haasteisiin.
Loppuunmyyty joka päivä
Toiminta lähti hankaluuksista huolimatta hyvin käyntiin. Pupusaaren Kivenlahdessa sijaitsevan kahvilan ensimmäisen kahden kuukauden lounaat myytiin loppuun joka päivä. Monien siirtyessä etätöihin kävelymatka herkullisen lounaan noutamiseksi uudesta kahvilasta oli tervetullut ja tarpeellinen hengähdystauko. Se antoi monelle toimistotyöläiselle mahdollisuuden päästä pois neljän seinän sisältä.
Asiakaskuntaa kertyi nopeasti, ja jonot olivatkin normaali näky Pupusaaressa.
”Pandemia ei vaikuttanut toimintaamme kovinkaan negatiivisesti. Se oli oikeastaan jopa hyväksi meille. Alku oli toki tiukkaa numeroiden pyörittelyä, mutta se taitaa olla ihan normaalia”, Linda toteaa.
Tehokas keittiön johtaminen on kaiken A ja O
Kokeneena yrittäjänä Linda oli laatinut liiketoimintasuunnitelmansa tarkkaan. Yhdessä aviomiehensä, Pupusaaren toimitusjohtaja Juhanin kanssa he halusivat varmistaa, että kaikkia keittiön prosesseja siivouksesta hävikinhallintaan johdettaisiin ja toteutettaisiin tehokkaasti – ja digitaalisesti.
Kun keittiön johtaminen tehdään digitaalisesti, henkilökunnalle jää enemmän aikaa keskittyä omaan ydinosaamiseensa ja uusien työntekijöiden perehdyttäminen on nopeaa. Yrityksen päätöksenteko perustuu reaaliaikaiseen tietoon päivittäisestä toiminnasta.
Linda ja Juhani valitsivat digitaaliseksi ratkaisukseen Fredmanin Chefstein®-palvelun, koska sen ominaisuudet vastasivat heidän tehokkuustavoitteitaan.
Chefstein on tunnollinen työkaveri
Pupusaaressa keittiön johtamista ei ollut koskaan tarkoituskaan toteuttaa kynän ja paperin avulla. Digitaaliset prosessit loivat alusta alkaen omat odotuksensa ja vaatimuksensa päivittäisten tehtävien toteuttamiseen ja henkilöstön viestintään. Digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen oli monelta osin uusi asia Pupusaaren kokeneille yrittäjille, mutta he halusivat tietoisesti luoda yhtenäisiä toimintamalleja, joiden luonnollisena osana Chefstein toimii.
Henkilökunta on suhtautunut digitaalisuuteen positiivisesti. Joskus kynää ja paperiakin vielä tarvitaan, mutta kaikki Pupusaaren työntekijät pitävät Chefsteinia arvokkaana työvälineenä. ”Halusimme ottaa kerralla oikein kunnollisen digiloikan”, Linda naurahtaa.
Chefstein on ensimmäinen asia, jonka Pupusaaren työntekijät kohtaavat aamulla töihin saapuessaan. Se ohjaa työntekijän tehokkaasti ja järjestelmällisesti aamun tehtävien läpi. Myös päivän päätteeksi Chefstein varmistaa, ettei mikään jää tekemättä. Se on kuin tunnollinen työkaveri, joka muistuttaa, järjestää ja tukee kaikissa päivän askareissa.
Lähiöaatteensa mukaisesti myös Pupusaaren työntekijät ovat paikallisia. Chefsteiniin tallennetut tarkat tehtäväluettelot ovat säästäneet paljon aikaa uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Erityisesti nuoret tuntevat digisovellukset kuin omat taskunsa ja niiden käyttäminen työpaikalla on enemmänkin oletusarvo kuin opittava asia.
Ruokaturvallisuuden ja hygienian hallintaa digitaalisesti
Koronaviruspandemia toi mukanaan entistä tiukempia hygienia- ja turvallisuusvaatimuksia. Toiminnan ja prosessien vaatimuksenmukaisuuden varmistamisen lisäksi Pupusaaressa panostettiin voimakkaasti asiakkaiden odotusten täyttämiseen. Asiakkaiden luottamuksen voittaminen oli toiminnan vakiinnuttamisen kannalta ensiarvoisen tärkeää.
Chefstein osoittautui loistavaksi avuksi Pupusaaren valjastaessa hygienia- ja turvallisuusmittaukset liiketoiminnan kehittämisen tueksi. Yleinen puhtaus ja työtasojen hygieenisuus olivat Lindalle tärkeä vaatimus.
Nykyisellään päivittäiseen tehtäväluetteloon kuuluu monia hygienia- ja siivoustehtäviä. Chefsteiniin yhdistettävien lämpötilamittareiden sekä pintahygieniamittarin avulla Pupusaaren kriittisistä hygienia- ja turvallisuusprosesseista on tehty automaattisia ja digitaalisia.
Myös elintarvikeviranomaisten vaatima omavalvonta on alusta asti toteutettu ensiluokkaisesti. Linda odottaakin jo innolla, että pääsee esittelemään Chefsteiniin kerättyjä mittaustietoja seuraavalla terveystarkastajan vierailulla.
Päivittäisen toiminnan analysointia rennosti riippumatossa
Etenkin näinä haastavina aikoina uuden yrityksen perustajan on tärkeää tarkkailla liiketoimintansa lukuja ja reagoida nopeasti ongelmakohtiin. Linda tunnustaa olevansa Excel-taulukoiden suurkuluttaja ja pitävänsä lukujen pyörittelystä ja analysoinnista. Chefstein ruokkii entisestään Lindan numerohulluutta tuottamalla reaaliaikaista tietoa mukautettavien ohjausnäkymien kautta. Mikä parasta, lukuja voi pyöritellä mukavasti riippumatossa loikoillen!
”Tietoa saa vain mittaamalla. Uskon, että tiedon puute on yksi keskeisimmistä syistä yritysten epäonnistumiseen tällä alalla”, Linda sanoo.
Pupusaaren ensimmäisen toimintavuoden aikana Linda on jo onnistunut tekemään useita tärkeitä korjausliikkeitä Chefsteinin keräämien tietojen ansiosta. Ruokahävikin seuranta painon ja hävikkityypin mukaan on antanut tietoa siitä, mitkä tuotteet eivät ole olleet aivan niin suosittuja kuin odotettiin, ja tarjontaa on päivitetty tämän tiedon pohjalta. Vaihtelu tiettyjen tehtävien suoritusasteessa puolestaan kielii siitä, että prosessit ja ohjeistukset vaativat päivitystä. Linda uskoo Chefsteinin olevan erinomainen työväline myös työntekijöiden hyvinvoinnin takaamisessa.
”Toimintamme on ollut todella tehokasta. Sen on rehellisesti sanottuna pakkokin olla. Kenelläkään ei ole varaa pitää työntekijöitä tyhjässä kahvilassa”, Linda toteaa.
Aihe on koronarajoitusten keskellä poikkeuksellisen ajankohtainen. Lindan pääprioriteetti on ollut varmistaa, että kaikilla pupusaarelaisilla on työpaikka maailmantilanteesta huolimatta.
Suuria unelmia: tulossa Pupusaari bistro ja lisää uusia kahviloita
Lindan ihailtavalla määrätietoisuudella ja suunnitelmallisuudella ei tunnu olevan rajoja. Hänellä on selkeä kuva yrityksensä tulevaisuudesta. Pupusaaren toinen kahvila avattiin Espoon Soukkaan heinäkuun 2020 lopussa. Kysyimme, onko Pupusaaresta tulossa ketju, laajentaisiko se asiakkaiden toiveiden mukaisesti Helsinkiin, ja oliko siitä enties tulossa franchising-yritys. Lindalla oli luonnollisesti vastaus kaikkeen.
”Pupusaaren toiminta on ehdottomasti laajenemassa tulevaisuudessa. Kehitteillä on bistrokonsepti, ja viisivuotissuunnitelmaamme kuuluu avata useita uusia Pupusaaria. Helsingin keskustaan emme kuitenkaan ole suuntaamassa. Tarkoituksenamme on toimia erityisesti kaupunkien lähiöissä ja auttaa niiden yhteisöjä kukoistamaan.”
Linda uskoo Chefsteinin olevan tärkeä työväline kaikille foodservice-alan yrityksille. Erityisesti sen vahvuudet tulevat esiin ketjuyrityksen toiminnassa. Chefstein tukee ravintolaketjun toiminnan yhtenäistämistä, kun konsepti on helppo toisintaa toimipisteestä toiseen.
Pupusaarelaiset ovat rohkeudellaan, positiivisuudellaan, määrätietoisuudellaan ja onnistumisellaan voittaneet asiakkaat puolelleen. Pupusaari on jo löytänyt tiensä monen soukkalaisen ja kivenlahtelaisen sydämeen. Uusi värikäs, rento ja eloisa kahvila oli juuri se asia, mitä vaikean koronakriisin keskellä kaivattiinkin. Toivottavasti Pupusaaria putkahtelee lähitulevaisuudessa moniin muihinkin suomalaisiin lähiöihin!
