Taco Bell Suomi ravintoloiden digitalisaation pioneeri
Taco Bell on yksi maailman tunnetuimmista meksikolaistyylisistä ravintolaketjuista. Sen suosio perustuu kustomoitaviin tuotteisiin ja tarkkaan suunniteltuihin prosesseihin ja käytäntöihin. Niin tuotteet kuin prosessitkin toisinnetaan yksityiskohtaisesti kuhunkin toimipisteeseen tasalaatuisuuden varmistamiseksi. Tasalaatuisuus onkin tärkeää Taco Bellin kaltaiselle maailmanlaajuiselle franchising-yritykselle. Mutta mitä tapahtuukaan, kun onnistuneesti standardoituun keittiöprosessiin lisätään ravintoloiden digitalisaatioon kehitetty ratkaisu, jonka tavoitteena on optimoida keittiön toimintaa entisestään?
Suomalaiset ovat todellisia meksikolaisen ruoan ystäviä, ja Taco Bellin saapuminen Suomeen vuoden 2017 lopulla olikin kauan odotettu tapahtuma. Uuden kansallisen ketjun avaaminen kansainväliseen ravintolakonseptiin vaati tarkkaa suunnittelua ja valmistelua. Suomalaisen ketjun pyörittämisen otti hoitaakseenRestel, yksi Suomen suurimmista ravintola-alan toimijoista. Ennen ravintoloiden avaamista kolme Restelin kokenutta foodservice-ammattilaista suuntasi ketjun syntysijoille Kaliforniaan oppimaan kaiken Taco Bellin toiminnasta. Yksi heistä oli Marko Virtanen, joka toimii nykyään Taco Bell Suomen aluepäällikkönä.
Marko ja kumppanit viettivät seitsemän viikkoa Taco Bellin pääkonttorissa tutustumassa yrityksen toimintaperiaatteisiin, tuotteisiin ja ravintolakonsepteihin. Toiminnan keskiössä ovat tarkkaan suunnitellut prosessit ja kussakin ravintolassa järjestelmällisesti toteutettavat päivittäiset tehtävät, jotka perustuvat ketjun toimintaoppaaseen.
Tuttu brändi tuo varmuutta pandemian keskelle
Suomessa on nykyisellään kymmenen Taco Bell ‑ravintolaa, eivätkä koronarajoitukset ole vaikuttaneet ketjun laajentumissuunnitelmiin. Taco Bellin brändi oli monille suomalaisille jo entuudestaan tuttu elokuvista ja televisio-ohjelmista, mikä osaltaan helpotti uusien ravintoloiden avaamistaSuomeen. Yksi Taco Bellin konseptin kulmakivistä on, että asiakas voi räätälöidä annostaan mielensä mukaan tilauksen yhteydessä.
Koronarajoitukset loivat omat haasteensa ketjun toimintaan, ja joitain ravintoloita on jouduttu väliaikaisesti sulkemaankin. Myynti ja asiakaskunta ovat silti kasvussa. Ruokatoimitusten määrä on moninkertaistunut etätyöläisten tilatessa ruokansa kotiin. Tässä Taco Bell on etulyöntiasemassa moniin muihin toimijoihin nähden, sillä sen tarjonta sopii hyvin kotiinkuljetukseen.
Rohkea digiloikka tuo tehokkuutta
Tapasimme aikaisin eräänä arkiaamuna Markon ja Elina Nyyssösen, Espoossa sijaitsevan Taco Bell Sellon ravintolapäällikön. He kertoivat meille tarkemmin innovatiivisista ratkaisuistaan ketjun päivittäisessä toiminnassa. Toiminnan perustana on luonnollisesti Taco Bellin toimintaopas, mutta muista paikallisketjuista poiketen Suomen toimijat päättivät lisätä vanhaan tuttuun toimintamalliin digitaalisen ratkaisun.
Ratkaisuksi valikoitui Fredmanin Chefstein®. Sen avulla Taco Bellin toimintamalli päivitettiin digiaikaan vauhdikkaasti. Chefstein® on ravintoloiden digitalisaatioon kehitetty ratkaisu, joka on auttanut Taco Bell Suomea tehostamaan toimintaa entisestään ja hyödyntämään nopeaa, tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Marko ja Elina ovat intohimoisia ravintola-alan ammattilaisia, jotka pursuavat toinen toistaan kunnianhimoisempia suunnitelmia toiminnan tehostamiseksi niin ketjutasolla kuin paikallisestikin. He kummatkin käyttävät Chefsteinia® päivittäin, osittain samoihin ja osittain eri tarkoituksiin.
Kynästä ja paperista digiaikaan
Lukemat tallentuvat automaattisesti Chefsteiniin®.
Kun Taco Bell ‑ravintoloiden avaamista Suomeen suunniteltiin, Restelin tiimi tutustui erilaisiin teknisiin ratkaisuihin, joiden avulla keittiöiden toimintaa ja ketjun hallinnollisia toimia voitaisiin optimoida. Ketjun toimintaoppaassa on lueteltu paljon erilaisia päivittäisiä tehtäviä, jotka liittyvät muun muassa hygieniaan, ruokaturvallisuuteen, omavalvontaan ja muihin ammattikeittiön arkirutiineihin.
Perinteisesti Taco Bellin ravintoloissa seuranta on toteutettu siten, että työntekijät merkitsevät päivittäiset tehtävänsä suoritetuiksi tulostettavaan paperilomakkeeseen. Lomakkeet arkistoidaan sitten kansioon, josta ne noudetaan elintarviketarkastajaa varten tai jos on tarvetta tarkastaa jonkin tehtävän suoritus.
”Pohdimme alkuun, mitä hyötyä päivittäisistä, käsin tehdyistä lämpötilakirjauksista on, jos ne vain merkitään paperilomakkeelle. Mitä hyötyä on säilyttää lukemia paperilla kansiossa, kun voisimme yhtä hyvin tallentaa ne digitaalisesti”, Marko selittää.
Prosessin digitalisointi toi mukanaan huomattavaa ajansäästöä. Kun mittaustulokset oli tallennettu digitaalisesti, kaikki tiedot olivat aina nopeasti saatavilla ja analysoitavissa. Digitaaliset aineistot oli myös helppo esittää elintarviketarkastajalle.
Teknisiin ratkaisuihin tutustumisen myötä kävi selväksi, että Taco Bellinoli aika sanoa hyvästit kynälle ja paperille. Kaikissa Taco Bell Suomen ravintoloissa on nykyään käytössä digitaalinen ratkaisu. Chefsteinin® aika on koittanut!
Päivittäiset tehtävät, ruokaturvallisuus ja hygienia tehostuvat
lämpötilamittaukset, jotka tehdään Bluetooth-pistomittarilla.
Chefsteinin® avulla kaikissa Taco Bell Suomen ravintoloissa varmistetaan, että päivittäiset tehtävät tulevat tehdyksi. Erilaisten palveluun liitettävien mittareiden ja muiden lisälaitteiden avulla monia keittiön askareita voidaan nopeuttaa tai jopa automatisoida. Tärkeät mittaustulokset ja muut keskeiset tiedot tallennetaan digitaalisesti yhteen paikkaan. Jokaisesta keittiöstä löytyy mobiililaite, jossa Chefstein® on aina auki ja käytettävissä. Siitä työntekijät näkevät päivittäiset tehtävät ja mahdolliset hälytykset.
Yksi vaihe kaikkien Taco Bell ‑ravintoloiden aamutoimissa on mitata kylmien ruoka-aineiden, kuten Pico de Gallo ‑salsan, lämpötila. Mittaukset tehdään Bluetooth-käsimittarilla. Lämpötilalukemat tallentuvat automaattisesti Chefsteiniin®, mistä ne on helppo tarkistaa aina tarvittaessa.
Chefsteiniin® voi myös lisätä antureita, joiden avulla seurataan kylmälaitteiden lämpötiloja ympäri vuorokauden. Lukemat tallentuvat digitaalisesti ja Chefstein® koostaa niistä tilastotietoa. Chefstein® myös antaa hälytyksen työntekijöille, jos lämpötila-arvot eivät ole asetettujen rajojen sisällä.
Päivittäisiin tehtäviin kuuluu lisäksi pintahygieniamittauksia, joilla varmistetaan ruokaturvallisuus. Mikrobiologisten pintahygieniatestien tulokset tallentuvat Chefsteiniin®, mistä niitä on helppo analysoida.
Chefstein® murtaa kielimuureja
Taco Bell Suomen 180 työntekijästä yli puolet puhuu äidinkielenään jotain muuta kuin suomea. Vaikka monet ketjun työntekijöistä ovatkin pitkän linjan ammattilaisia, jotka ovat olleet toiminnassa mukana alusta asti, ravintoloissa on myös paljon kausityöntekijöitä, jotka tekevät työtä esimerkiksi opintojensa ohessa.
Marko kertoo, että työntekijöiden hyvinvointi on aina ensisijaisen tärkeääTaco Bellille. Työntekijäyhteisö on kuin toinen perhe, ja yhteishenki ravintoloissa on todella vahva. ”Tarjoamme kaikille työntekijöillemme mahdollisuuden kokeilla erilaisia tehtäviä niin keittiössä kuin aasiakaspalvelussakin. Erilaisten roolien kokeileminen antaa työntekijöille tärkeää kokemusta tulevaa uraa varten”, hän toteaa.
Jotta kaikki työntekijät varmasti ymmärtävät omat ja yhteiset tehtävänsä, päivittäiset tehtävät on kirjattu Chefsteiniin® suomeksi, mutta kunkin tehtävän alla on myös kuvaus englanniksi. Kaikki työntekijät tietävät, mistä nämä kuvaukset löytyvät, jos he eivät ymmärrä jotain tehtävää. Ohjeiden avulla he selviytyvät kaikista tehtävistä, olipa sitten kyseessä tilauksen tekeminen, siivoustyö, hygienian ja ruokaturvallisuuden tehtävä tai toimituksen tarkastus tai purkaminen. Myös Chefsteinin® visuaalinen ilme on saanut työntekijöiltä kiitosta, sillä selkeät kuvakkeet auttavat sovelluksen käytössä, vaikka kaikkia suomenkielisiä sanoja ei ymmärtäisikään.
Työntekijät ovat iloisia digitaalisesta ratkaisusta
vastaan kynä ja paperi.
Päivittäinen tehtäväluettelo on keskeinen käytäntö Taco Bellin toiminnassa.Sen avulla varmistetaan, että Taco Bell ‑brändin tuottama asiakaskokemus on samanlainen kaikkialla maailmassa. Tehtäviin sisältyy kuitenkin myös paljon sellaisia taustatoimia, joita asiakas ei ehkä huomaa tai edes voi nähdä. Toimintaoppaan mukaan esimerkiksi kartonkiastiat säilytetään aina alassuin ja päivän mittaan tehdään erilaisia lämpötila- ja hygieniamittauksia, joiden avulla varmistetaan tarjoillun ruoan turvallisuus.
Elina johtaa Taco Bell Sellossa 18 hengen tiimiä. Hän pitää digitaalisen keittiön johtamisjärjestelmän etuja ilmiselvinä. Myös työntekijät ovat ottaneet digitaalisen ratkaisun ilolla vastaan. He pitävät tehtäväluettelon merkintöjen ja mittausten tekemistä digitaalisesti mieluisampana vaihtoehtona kuin paperilomakkeiden täyttämistä.
”Jouduimme kerran hetkellisesti palaamaan paperilomakkeisiin, kun yksi mittareistamme hajosi. Se oli kaikkien mielestä todella ärsyttävää. Chefstein®säästää meiltä kaikilta aikaa ja tekee puolestamme ikäviä rutiinitehtäviä. Kenenkään ei esimerkiksi tarvitse miettiä, missä mittaus tehdään, koska kaikki tiedot ovat helposti saatavilla”, Elina kertoo.
Huippuunsa optimoitua ravintolaketjun johtamista
Ravintolaketjun johtamisen näkökulmasta Chefsteinin® ja toiminnan digitalisoinnin edut ovat valtavat. Aluepäällikkö Markon elämää on helpottanut huimasti se, että raportit ja analyysit voi tehdä digitaalisesti ja että niin yksittäisten ravintoloiden kuin koko ketjunkin tietoja voi seurata yhdestä paikasta.
”Paperilomakkeiden aikaan tietoja piti etsiä kansioista ja ne oli usein merkitty epäjohdonmukaisesti. Nyt näen kaiken olennaisen sivun mittaisesta raportista, jonka tietojen voin luottaa olevan täysin vertailukelpoisia. Poikkeamien bongaaminen raporteista on todella helppoa, eikä minun tarvitse erikseen metsästää niitä tai laskea niitä käsin”, Marko selittää.
Käytännössä digitaalisuus tarkoittaa sitä, ettei Markon tarvitse enää yhtä usein käydä ravintoloissa paikan päällä. Chefsteinin® ohjausnäkymät antavat hänelle kaiken tarpeellisen tiedon ongelmien löytämiseen ja ratkaisujen pohtimiseen yhdessä ravintolan henkilöstön kanssa etänäkin.
Marko voi esimerkiksi havaita trendejä tiettyjen tehtävien suorittamisessa ja keskustella niiden pohjalta ravintolapäällikön kanssa mahdollisista koulutustarpeista tai tarkennuksista ohjeisiin. Näin ongelmiin voidaan puuttua ennen kuin niistä oikeastaan on vielä edes tullut ongelmia. Ohjeet tai jopa kokonaiset prosessit on helppo päivittää Chefsteinin® välityksellä. Enää ei ole tarvetta luoda ja jakaa jokaiseen ravintolaan PDF-tiedostoja päivittäisistä tehtävä luetteloista ja varmistaa, että kaikilla varmasti on oikea versio printattuna ja käytössään.
Myös Restelille toimitettavat liiketoimintaraportit sisältävät aiempaa enemmän hyödyllistä tietoa, joka perustuu luotettavaan, pitkän aikavälin tietoon niin toiminnoista, myynnistä kuin asiakaskäyttäytymisestäkin. Näiden tietojen pohjalta johdon on helpompi ja nopeampi tehdä älykkäitä päätöksiä, joilla varmistetaan Taco Bell Suomen menestyminen tulevaisuudessakin.
Taco Bell Suomi on selvästi onnistunut innovatiivisella matkallaan kohti liiketoiminnan digitalisaatiota Chefstein® apunaan. Tiimiläiset ovat suhtautuneet hankkeeseen määrätietoisesti, yhteisenä tavoitteenaan optimoida liiketoiminnan kaikki osa-alueet yksittäisten ravintoloiden toiminnoista ketjutason johtamiseen ja asiakaskäyttäytymisen trendien huomioimiseen tarjonnassa.
Taco Bell Suomen työntekijöiden loistava yhteishenki varmasti auttaa tällä tiellä. Kun kaikki pääsevät yhdessä osallistumaan muutoksen tekemiseen, heidän on myös helpompi sitoutua sen tuloksiin ja kokea olevansa osa sitä. Toivotamme heille rohkeutta matkallaan ja onnistumisia jatkossakin!
